L’importanza della gestione documentale e dell’archiviazione in un trasloco aziendale.

Pianificare un trasloco aziendale oggi richiede una perfetta organizzazione, necessaria per far sì che nessun aspetto venga trascurato.
Un trasloco, soprattutto in ambito aziendale, non è una semplice movimentazione di mobili o macchinari. In un trasloco aziendale è necessario occuparsi anche della gestione dell’archiviazione documentale.

I vantaggi della gestione e archiviazione documentale fisica o digitale.

Scegliere di usufruire di un servizio di gestione e archiviazione documentale in un trasloco aziendale è vantaggioso per diversi aspetti legati alla logistica del trasporto e alla sicurezza dei documenti stessi.

Riorganizzare tutti gli archivi e la documentazione permetterà di ridurre notevolmente il materiale da trasportare, facilitando così tutto il processo di trasloco e guadagnando spazi per nuove postazioni di lavoro.

Uno dei maggiori vantaggi di questo servizio è rappresentato dalla protezione specifica dei documenti. Sia che si tratti di un’archiviazione fisica o digitale, tutte le documentazioni saranno tutelate da possibili situazioni critiche, come attacchi hacker o incendi.

Per poter assicurare un lavoro di archiviazione documentale digitale è necessario affidarsi a personale dedicato che sappia utilizzare software di ultima generazione capaci di garantire la massima sicurezza anche da possibili intrusioni esterne.

È necessario che il trasporto della documentazione aziendale avvenga in tutta sicurezza. Ciò è possibile tramite il servizio di consegna e ritiro documenti, il servizio di catalogazione ed il servizio di distruzione certificata. Questi servizi sono offerti normalmente dalle aziende specializzate in traslochi e trasporti.

Entriamo nello specifico, quali sono le caratteristiche di questi servizi offerti dalle realtà specializzate nel trasloco aziendale?

Servizio di consegna e ritiro documenti

Durante un trasloco aziendale il trasporto delle documentazioni deve avvenire in totale sicurezza, con mezzi adeguati, ignifughi e in tempi rapidi.

Il servizio, per garantire la massima sicurezza, deve interessare non solo il trasporto ma anche la fase di ritiro e consegna, con la collocazione finale negli appositi spazi dedicati all’interno degli uffici.

Servizio di catalogazione

La catalogazione dei documenti è un servizio utile per aziende di grandi dimensioni che necessitano di un’organizzazione efficace, per poter reperire facilmente e rapidamente ogni tipo di documento.

Questo servizio risulta utile anche nel caso in cui sia necessario far ordine tra le varie documentazioni, selezionando quelle importanti da conservare negli uffici operativi aziendali e quelle di seconda importanza, che potranno essere archiviate in un deposito, in modo permanente o temporaneo.

Servizio di distruzione certificata

In seguito ad una catalogazione e la selezione dei vari documenti le aziende potranno effettuare un servizio di distruzione certificata, utile per eliminare documentazioni datate e non più necessarie. Per assicurare la trasparenza di questo tipo di servizio, dove i documenti spesso potrebbero contenere dati sensibili, potrà essere richiesto un foglio o un video che certifica la distruzione o la presenza di un incaricato aziendale.

Spesso si pensa di gestire in autonomia tutti i passaggi di un trasloco aziendale, anteponendo il risparmio economico (sulla carta) alla sicurezza di un trasloco svolto da professionisti che garantisca tempistiche veloci, attenzione elevata per l’integrità dei beni trasportati, e soprattutto zero pensieri.

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